会展开展前参展商需要避免哪些坑？会展设计搭建公司分享干货

1.考察会场，到底要注意些什么

直奔主题前，“伪甲方”先举一个活生生的发生自己身上的真实例子，虽然是多年之前发生的，但仍记忆犹新。会议已开始了一会，此时我正在会议室外偷懒，突然一领导推门而出对着我问到“小YU，洗手间在哪”。“伪甲方”瞬间懵了，之前完全没留意过…（最怕空气突然安静）幸好只维持了1-2秒，“伪甲方”灵机一动请一旁的酒店服务生回答了此问题。

从上述这个极小的例子可见，以上状况的发生大多可以归结为场地考察没有做到位。场地考察看似很常规、很轻松的一件事，如果疏忽了一些细节，很可能会给之后会议活动的顺利举办带来重重隐患。这就是为什么“伪甲方”觉得有必要好好聊一下考察场地时到底要注意哪些。

一般来说会场可分为标准场地（会议型酒店、会议中心、会展中心等）和特殊场地（博物馆、历史遗址、剧院、餐厅等）。下文所指的场地对象为会议型酒店。

2.酒店会议室 – 需注意内容

会期前后是否有其他大型活动，评估是否影响到会议进场以及会期其他冲突内容

评估酒店大宴会厅及其他多功能厅可否满足会议基本需求及功能（VIP室或媒体采访间尽可能安排在主会场旁边）

场地的装饰、色调及照明是否符合会议活动的调性

提前获取CAD尺寸图，现场务必复核所有尺寸，包含且不限于会场实际可用尺寸（长、宽、高）测量，灯下最大高度等等

会议动线的考量（包括：

嘉宾进场动线，主分会场动线）

场地是否有吊顶，若有，需确认具体位置及数量

提前确认场地是否有老干部杯（部分新开的酒店不提供），桌椅套及沙发茶几的尺寸及颜色

灯光可否按区域分段控制，并知晓操控面板的具体位置

了解场地中央空调温度调整的变化时长以及开关位置

3.Foyer及外场其他 – 需注意内容

是否满足会议功能区的搭建设计

Foyer区域的电源及网络端口数量及位置（一般大型会议使用到的门禁、安检、注册等功能区，会有电源及网络需求）

场地进门处可否摆放带有会议logo的设计搭建

场地大堂及公共区可摆放会议指引牌的数量及位置

评估考量场地大堂 & 客房电梯到会场动线的合理性、便捷性

会议楼层的洗手间位置

会议楼层的电梯的位置及容量

卸货通道、卸货电梯的数量及大（同时了解货车进出场地所在区域的时间段要求）

4.场地网络– 需注意内容

会议网络与客房网络是否使用同一网络，最大带宽是多少

会议网络可否单独使用，最大带宽是多少，每个会议室是否有网口

场地网络5G覆盖区域，信号最好的是哪个运营商的？

可否请第三方公司拉专线网络（若酒店网络无法满足）

5.场地停车– 需注意内容

地下停车场入口出口动线及车位数量

地面停车位数量，以及可供主办方的最大数量

门口可否短暂停靠大巴，最以及可供我方的最大数量

停车付费方式确认，凭停车券 or 二维码扫描

6.其他会议相关– 需注意内容

附近是否有打印店（了解营业时间，制作工艺及要求提前沟通）

附近的医院位置及地址确认

7.场地餐饮及住宿– 需注意内容

会期嘉宾用餐指引动线确认

会期用餐餐厅的开餐及结束时间沟通

用餐餐厅是否配备简单的AV设备（以满足午餐会演讲或餐前嘉宾致辞等需求）

菜单的多样性需提前审核（特别是会期较长的会议）

场地餐厅包间数量及大小确认，可供主办方使用的最大数量

提前沟通素食或是其他特殊餐饮要求

可否向主办方工作人员提供员工餐

同期有无其他大团队入住酒店

可用房间的房间类型及对应的房间数量

各房型的实地考察，核对并汇总每种房型的面积，景观及不同点

按楼层或其他标准来划分各房间类型

可否请酒店提供欢迎卡/礼品的提前摆放入房服务

可否由主办方提前做好房卡，只需嘉宾到前台进行身份验证即可

上海泽迪文化传播有限公司是一家专业展会设计搭建公司，主要提供展会展台设计、展会展台搭建、展会展台布置搭建、展会展台设计、商务服务、咨询策划、舞台、活动、专卖店、展示厅及大型会议等设计策划、施工搭建、维护一体化的展览设计建造服务企业。公司经验丰富，实力雄厚，拥有国内专业的的展示策划设计人才和独立的施工团队，建设了3000平米的展览制作基地。